Tan importante como el archivo de documentación en sí mismo es la correcta eliminación de los materiales que lo componen cuando es necesario. Lo sabe bien Virginia Jurado, responsable del servicio de destrucción de documentos de Fepamic. Casualmente nuestra conversación tiene lugar el día internacional de los archivos (9 de junio). Hablamos con la responsable de destrucción de documentos, Virginia Jurado, sobre la importancia de la seguridad en el tratamiento y la destrucción de documentos, sobre los servicios que presta este centro especial de empleo y, como no, sobre la adaptación a las nuevas normas de seguridad durante el estado de alarma, durante el cual solo han dejado de trabajar durante las dos semanas establecidas por el gobierno en el mes de abril.
La responsable de destrucción de documentos señala que durante los casi tres meses de estado de alarma este servicio se ha ido adaptando a las normas de seguridad y prevención, incorporando nuevas medidas prácticamente cada semana. Durante este tiempo, “hemos podido atender a todos nuestros clientes y se ha estado trabajando. Sí que es verdad que ahora (ya en fase 3) estamos más a pleno rendimiento porque con los cambios de fase se han ido incorporando los clientes a su trabajo y a sus despachos y ahora estamos a más del 100%”. Para que nos hagamos una idea del volumen de trabajo de estos meses, Virginia nos cuenta que entre el 1 de marzo y el 31 de mayo se han retirado más de 96 000 kilos de papel a los clientes y se han triturado unas 70 toneladas.
Durante estos meses han contado con la colaboración de personal voluntario de otros servicios de Fepamic que al cerrar sus centros de trabajo han querido ayudar, una actitud que la coordinadora de destrucción de documentos quiere “agradecer de corazón”. “Quiero darles las gracias, no tengo palabras para los compañeros de lavadero, Rafa Martos y Seve, porque sin pensárselo se vinieron aquí porque hacían falta, aprendieron a marchas forzadas y han trabajado a tope. La verdad es que quiero agradecerles de corazón haber querido ayudar y estar en una situación muy difícil y complicada como la que hemos vivido.”
El centro especial de empleo de destrucción de documentos de Fepamic ha sido uno de los servicios de la entidad que se ha mantenido en funcionamiento durante todo el estado de alarma, a excepción de las dos primeras semanas de abril. Han tenido que adaptarse a las nuevas medidas de prevención y seguridad según se han ido implementando por la autoridades. La responsable señala que todo el equipo de trabajadores se ha adaptado a las nuevas normas, como el uso de dobles guantes (de látex y guantes de trabajo) y de gel hidroalcohólico, la desinfección completa de los vehículos y la carga cada vez que vuelven de una recogida o la toma de temperatura. “Son hábitos que ya hemos adquirido. Para nosotros, como para toda nuestra entidad, lo más importante es la salud de los trabajadores y la de nuestros clientes y, evidentemente, dar un buen servicio. Entonces hay que adaptarse rápidamente”.
El servicio de Destrucción de Documentos de Fepamic ofrece sus servicios desde 2011 en toda Andalucía, Extremadura y Ciudad Real. Este centro especial de empleo especializado en la destrucción segura de documentos cuenta con todas las certificaciones del sector para ofrecer la máxima seguridad en el proceso de destrucción de archivos. “Contamos con todas las certificaciones. Me gusta señalarlo mucho porque estamos certificados en seguridad en la norma UNE-EN 15713 de destrucción segura de información confidencial que es la que exige la ley de protección de datos. Además de la OHSAS 18001, ISO 14001, ISO 9001. Ofrecemos una seguridad total en el servicio a nuestros clientes. Hacemos una destrucción segura de papel además de certificar nuestros servicios”. La responsable y coordinadora del servicio señala que ofrecen el nivel de picado adecuado para la destrucción de material sensible: “la documentación de menores y expedientes médicos es material sensible y requiere una destrucción específica que contempla la ley de protección de datos. Es muy importante hacer un nivel de picado 4 de esa documentación, que es el nivel que nosotros ofrecemos”.
Y es que todo el proceso, desde que se recoge el archivo hasta que se entrega el certificado de destrucción al cliente, tiene un sistema de seguimiento exhaustivo que garantiza la trazabilidad: “Nuestros vehículos están constantemente geolocalizados por GPS, cuando la documentación entra en la nave queda todo grabado, se toma nota de los precintos de seguridad de cada cliente y luego, según marca la ley, tenemos 24-48 horas para destruir la documentación que entra. No podemos tener documentación almacenada ni acumulada. Hacemos todo según marca la normativa”.
El perfil de clientes es muy variado: pequeños comerciantes registros, hospitales, entidades financieras, centros educativos, notarías, gestorías, cristalerías, farmacias, pequeñas empresas e incluso particulares. “Todo aquel que genere algún tipo de documentación con datos de terceros es nuestro cliente”, resume Virginia Jurado. “Desde que entró en vigor en mayo de 2018 la nueva ley de protección de datos la verdad es que las empresas, afortunadamente, están apostando más por nuestros servicios. No se puede tirar a la basura ni tratar de cualquier manera una documentación con datos de terceros”.
En cuanto a los servicios de destrucción que se ofrecen a los clientes, incluyen el expurgo de archivos que consiste en la destrucción de la documentación que debe ser conservada durante un tiempo determinado que marca la ley (cinco, seis, ocho o diez años) una vez que este periodo ha prescrito. Otro de sus servicios es el de mantenimiento, “tan importante como guardar un archivo”, que de forma periódica ofrece a las empresas unos contenedores específicos para el material sensible que requiere destrucción segura, en función del volumen de documentación que genera el cliente, se recogen las sacas de documentación debidamente precintadas y con todas las medidas de seguridad para llevar a cabo su destrucción certificada.
